ITOdjel je u Agenciji za statistiku uspješno implementirao OWIS DMS – centralizirani sustav za upravljanje dokumentima i procesima. Projekt je obuhvatio migraciju postojeće dokumentacije, standardizaciju metapodataka i uvođenje digitalnih tijekova odobravanja, čime su skraćeni rokovi obrade i povećana transparentnost rada Agencije.

Polazište i izazov

Agencija za statistiku svakodnevno obrađuje veliku količinu ulazne i izlazne dokumentacije: dopise institucija, statističke upitnike, metodološke dokumente, interne pravilnike, nacrte publikacija i javno objave. Raniji način rada oslanjao se na razdvojene mrežne mape i parcijalna rješenja za evidenciju urudžbenog zapisnika, što je otežavalo:

• jedinstvenu verzioniranost i praćenje izmjena,

• dosljednu primjenu metapodataka i rokova čuvanja,

• praćenje tijekova odobravanja (draft → recenzija → ovjera → objava),

• brzu i točnu pretragu.

Cilj projekta bio je uvesti jedinstveni DMS koji standardizira rad s dokumentima, automatizira ključne procese i osigura usklađenost s regulatornim zahtjevima (GDPR, pravila kancelarijskog poslovanja, interne politike sigurnosti).

Rješenje: OWIS DMS

OWIS DMS je modularna platforma za upravljanje dokumentima i procesima, razvijena za institucije koje traže pouzdan, skalabilan i sigurnosno zreo sustav. Rješenje uključuje:

• Centralni repozitorij s naprednom pretragom (po sadržaju i metapodacima),

• Upravljanje verzijama i detaljan audit trail,

• Digitalne tijekove (workflowe) za izradu, recenziju, odobravanje i objavu,

• Upravljačku taksonomiju i klasifikacijski plan usklađen s poslovnim područjima Agencije,

• e-Potpis i vremenski žig za dokumente koji zahtijevaju formalnu ovjeru,

• Upravljanje rokovima čuvanja i arhiviranje,

• Role-based sigurnosni model i SSO integraciju.

Opseg implementacije

Projekt je realiziran u četiri faze:

1. Analiza i dizajn

   • Mapiranje procesa (ulazno-izlazna pošta, urudžbeni, javne nabave, interni akti, publikacije, metodologije).

   • Dizajn metapodataka (serije, predmeti, šifre, rokovi čuvanja, verzioniranje, statusi).

   • Definiranje matrice ovlasti (odjeli, uloge, razine pristupa).

2. Postavljanje sustava i integracije

   • Instalacija OWIS DMS-a u data centru Agencije (HA topologija, dnevni backup).

   • SSO integracija s direktorijem korisnika; povezivanje s e-mail sustavom za automatsku pohranu i klasifikaciju pristiglih dopisa.

   • Konfiguracija e-potpisa (kvalificirani certifikati) za interne akte i odluke.

3. Migracija i standardizacija

   • Inventura i čišćenje postojećih mrežnih mapa.

   • Poluautomatizirana migracija uz “mapping” u dogovorenu taksonomiju i metapodatke.

   • Validacija kvalitete migriranih zapisa i uspostava pravila zadržavanja.

4. Obuka i upravljanje promjenama

   • Radionice za “power-usere” i uredske korisnike (dnevni rad, pretraga, tijekovi).

   • Priručnici i kratki video-uputnici.

   • Pilot korištenje u dva odjela, potom “roll-out” na cijelu instituciju.

Ključni procesi digitalizirani u OWIS-u

• Urudžbeni i ulazno-izlazna pošta: automatsko kreiranje predmeta, klasifikacija i dodjela odgovorne osobe; praćenje rokova odgovora.

• Priprema i objava publikacija: kolaboracija na nacrtima, recenzentski krug, odobravanje, kontrola verzija i spremanje objavljenih izdanja u službenu arhivu.

• Metodologije i interni akti: kontrola promjena, e-potpis, distribucija ažurnih verzija.

• Javne nabave: standardizirani obrasci, tijekovi odobravanja, centralna dokumentacija po postupku.

• Arhiva i rokovi čuvanja: automatizirani prijenosi u arhivu i podsjetnici za reviziju.

Rezultati za Agenciju

• Brža obrada dokumentacije zahvaljujući standardiziranim tijekovima i SSO prijavi.

• Bolja transparentnost i sljedivost kroz audit trail i jasne statuse predmeta.

• Jedinstvena “istina” o dokumentu (nema duplikata, uvijek je vidljiva aktualna verzija).

• Smanjen operativni rizik zahvaljujući kontrolama pristupa, sigurnosnim kopijama i e-potpisu.

• Usklađenost s pravilima kancelarijskog poslovanja, GDPR-om i internim sigurnosnim politikama.

  O IT Odjelu

  IT Odjel je softverska tvrtka specijalizirana za integraciju, digitalnu transformaciju i razvoj softverskih rješenja u javnom sektoru. U fokusu su rješenja za dokumentni i procesni sustav, interoperabilnost, te analitiku i izvještavanje. OWIS DMS je dio portfelja koji institucijama omogućuje brz, kontroliran i siguran prelazak na digitalno poslovanje.