Digitalna transformacija nije stavljanje postojećih procesa na internet

Kako ITO okvir za digitalnu transformaciju pretvara institucionalne izazove u održive digitalne usluge?

Digitalna transformacija postala je jedan od najčešće korištenih pojmova u javnom sektoru. Ipak, mnogi projekti koji se opisuju kao digitalna transformacija u praksi su tek nešto više od digitalizacije postojećih procesa.

Papirni obrazac postaje online obrazac. Fizički zahtjev postaje elektronički zahtjev. Ručni radni tok preslikava se u softversku aplikaciju.

Sučelje se mijenja, ali proces iza njega često ostaje gotovo isti.

U ITO-u vjerujemo da smislena digitalna transformacija zahtijeva drukčije polazište.

Ovo načelo temelj je ITO okvira za digitalnu transformaciju, naše metodologije za osmišljavanje i provedbu inicijativa digitalne transformacije u javnom sektoru, javnoj sigurnosti i drugim složenim institucionalnim okruženjima.

Tehnologija ne bi trebala biti polazište

Kada institucija digitalnoj transformaciji pristupi pitanjem koji joj softver treba, jedan je važan korak već preskočen.

Prva bi pitanja trebala biti drukčija.

Koji problem pokušavamo riješiti? Kako trenutni proces stvarno funkcionira? Gdje su uska grla? Koje informacije već postoje u drugim sustavima? Koje aktivnosti zahtijevaju ljudsku ili institucionalnu prosudbu? Što se može automatizirati? Koje organizacije i sustavi moraju međusobno komunicirati? I, u konačnici, kako ćemo znati da je transformacija uspjela?

Tek kada razumijemo ova pitanja, tehnologija bi trebala ući u razgovor.

To je osobito važno u javnom sektoru, gdje i naizgled jednostavne usluge mogu uključivati zakonodavstvo, interne procedure, više organizacijskih jedinica, vanjske institucije, mjerodavne registre i naslijeđene informacijske sustave.

Dodavanje još jedne aplikacije u takvo okruženje ne pojednostavljuje ga nužno.

Ponekad postiže upravo suprotno.

Od AS-IS do TO-BE

Jedna od središnjih ideja ITO okvira za digitalnu transformaciju jednostavna je: ne digitalizirajte neučinkovitost.

Prije dizajniranja novog sustava moramo razumjeti postojeći proces — stanje AS-IS.

Tko obavlja svaku aktivnost? Koje su informacije potrebne? Odakle te informacije potječu? Koji su koraci ručni? Gdje se informacije unose više puta? Koje odluke zahtijevaju institucionalnu ovlast? Gdje nastaju zastoji?

Kada to razumijemo, možemo dizajnirati proces TO-BE.

Neki se koraci mogu ukloniti. Drugi se mogu pojednostaviti. Postojeći registri mogu se integrirati umjesto stvaranja novih baza podataka. Repetitivne aktivnosti mogu se automatizirati. Informacije se mogu kretati između sustava umjesto da ih ljudi ručno prenose.

Tek tada definiramo tehnologiju potrebnu za podršku novom procesu.

Sedam faza digitalne transformacije

Na temelju iskustva u implementaciji digitalnih platformi u javnoj upravi i okruženjima ključnima za misiju, ITO okvir za digitalnu transformaciju strukturirali smo oko sedam faza:

Otkrivanje utvrđuje institucionalni izazov, ciljeve, dionike i ograničenja.

Razumijevanje mapira stvarni operativni proces, tokove informacija, sustave i ovisnosti.

Redizajn stvara budući proces uklanjanjem nepotrebnih koraka, pojednostavljenjem radnih tokova, integracijom informacija i prepoznavanjem prikladnih prilika za automatizaciju.

Arhitektura pretvara transformirani proces u sigurnu, interoperabilnu i održivu tehnološku arhitekturu.

Izgradnja kombinira višekratno upotrebljive mogućnosti platforme, integracije i inženjering specifičan za projekt kako bi nastala potrebna digitalna usluga.

Usvajanje osigurava da transformacija ne završi implementacijom softvera. Korisnici, administratori i operativni timovi moraju uspješno prijeći na novi način rada.

Razvoj polazi od toga da je digitalna transformacija kontinuirana. Institucije, zakonodavstvo, tehnologija, sigurnosne prijetnje i očekivanja korisnika nastavit će se mijenjati.

Ove faze daju strukturu, ali nisu zamišljene kako bi transformaciju pretvorile u krut linearan proces. Stvarni projekti zahtijevaju povratne informacije, iteracije i kontinuirano učenje.

Pet temelja svake transformacije

Sedam faza opisuje kako pristupamo transformaciji.

Pet temelja definira na čemu svaka transformacija treba biti izgrađena:

Povjerenje znači da tehnologija djeluje unutar jasno definiranih institucionalnih ovlasti i odgovornosti.

Sigurnost treba razmatrati kroz arhitekturu, inženjering, implementaciju i rad sustava, a ne je dodavati na kraju projekta.

Podaci moraju imati definiranu svrhu, model upravljanja i mjerodavan izvor.

Interoperabilnost omogućuje institucijama i postojećim sustavima da rade zajedno umjesto stvaranja novih digitalnih silosa.

Upravljanje osigurava da uloge, odgovornosti, procesi i ovlasti odlučivanja ostanu jasno definirani dok tehnologija mijenja način na koji se posao obavlja.

Ovi su temelji osobito važni kada digitalna transformacija utječe na javne usluge, provedbu zakona, kritičnu infrastrukturu ili druga okruženja u kojima tehnologija podupire institucionalne ovlasti.

Integracija prije umnožavanja

Još jedno načelo okvira jest da digitalna transformacija ne bi trebala automatski rezultirati novim kopijama informacija koje već postoje negdje drugdje.

Javne institucije često vode mjerodavne registre s podacima o identitetu, vozilima, dokumentima, prostoru, financijama i drugim informacijama.

Gdje je prikladno, moderne digitalne usluge trebale bi sigurno komunicirati s tim mjerodavnim izvorima, umjesto da od korisnika ili zaposlenika opetovano traže iste informacije.

Zato interoperabilnost nije samo tehnička značajka ITO rješenja. Ona je arhitektonsko načelo.

Cilj je prijeći s izoliranih aplikacija na povezane digitalne ekosustave.

Platforme ubrzavaju transformaciju, ali je ne definiraju

ITO je razvio višekratno upotrebljive platforme za različita područja digitalne uprave, javne sigurnosti, institucionalne suradnje, upravljanja imovinom, mobilnosti, usluga građanima i IoT-a.

Platforme nam omogućuju ponovnu upotrebu provjerenih mogućnosti i bržu implementaciju.

No naš je okvir za digitalnu transformaciju namjerno neovisan o proizvodu.

Izazov transformacije određuje tehnologiju — a ne obrnuto.

Ovisno o projektu, postojeća ITO platforma može pružiti većinu potrebnih temelja. U drugim slučajevima transformacija može zahtijevati nove integracije, razvoj specifičan za projekt ili suradnju s tehnologijama trećih strana.

Naša je uloga izgraditi odgovarajuće rješenje oko institucionalnog cilja.

Puštanje u rad nije cilj

Jedan od najjednostavnijih pokazatelja u IT projektu jest je li softver implementiran.

Ujedno je to i jedno od najmanje korisnih mjerila digitalne transformacije.

Sustav može biti tehnički operativan dok zaposlenici i dalje koriste stare procese, informacije ostaju umnožene, integracije se ne koriste, a građani osjećaju malo poboljšanja.

Zato ITO okvir za digitalnu transformaciju usvajanje i razvoj tretira kao dio same transformacije.

Bolja su pitanja:

To su rezultati transformacije.

Implementacija softvera samo je jedna prekretnica na putu do njih.

Inženjering digitalne transformacije

Nakon godina izgradnje sustava za složena institucionalna okruženja, jedna nam je lekcija postala sve jasnija:

ITO okvir za digitalnu transformaciju to iskustvo pretače u metodologiju primjenjivu od najranije poslovne analize, preko arhitekture, inženjeringa, implementacije i usvajanja, do kontinuiranog poboljšanja.

Cjeloviti okvir opisuje sedam faza transformacije, njihova temeljna načela i metodologiju kojom od institucionalnog izazova dolazimo do održive digitalne usluge.